Servizio di ricerche per corrispondenza
A decorrere dal 17 agosto 2026, presso l’Archivio di Stato di Sondrio è attivo il servizio di ricerche per corrispondenza, introdotto in attuazione della Circolare della Direzione Generale Archivi n. 26 del 7 agosto 2026 e disciplinato dal Regolamento del servizio di ricerche per corrispondenza dell’Archivio di Stato di Sondrio, adottato con Determina n. 10 del 14 agosto 2026.
Il servizio è destinato agli utenti che, non potendo effettuare direttamente la consultazione della documentazione presso la sala di studio, richiedano lo svolgimento di specifiche ricerche documentarie da parte del personale dell’Istituto.
1. Consulenza archivistica e orientamento alla ricerca
Il servizio di consulenza archivistica e di orientamento alla ricerca rimane gratuito.
Esso comprende la fornitura di informazioni generali relative ai fondi, alle serie e alle sottoserie pertinenti all’ambito di ricerca indicato dall’utente, nonché agli strumenti di corredo disponibili e ai possibili percorsi di ricerca.
La consulenza e l’orientamento non comprendono lo svolgimento della ricerca documentaria per conto dell’utente.
2. Ricerca documentaria per corrispondenza
La ricerca per corrispondenza consiste nello svolgimento, da parte del personale dell’Archivio, di attività di ricerca documentaria sulla base degli elementi forniti dal richiedente.
L’attività può comprendere la consultazione degli strumenti di corredo, l’individuazione della documentazione pertinente, la movimentazione e l’esame delle unità archivistiche e la predisposizione di una risposta circostanziata.
Il servizio di ricerca per corrispondenza è soggetto a rimborso spese.
Non rientrano nel servizio le richieste di mera riproduzione di documenti già individuati dall’utente mediante l’indicazione delle relative segnature o di altri elementi idonei al loro reperimento. Tali richieste restano disciplinate dal vigente regime previsto per le riproduzioni.
3. Condizioni di ammissibilità
La richiesta di ricerca per corrispondenza deve avere un oggetto definito e sufficientemente circostanziato e deve contenere tutti gli elementi conoscitivi disponibili che possano agevolare l’individuazione della documentazione.
La ricerca è effettuata, in particolare, quando il fondo interessato disponga di strumenti di corredo che consentano di circoscrivere ragionevolmente l’indagine e la documentazione risulti liberamente consultabile ai sensi della normativa vigente.
Non sono ammesse richieste generiche o eccessivamente estese, né richieste relative a fondi privi di strumenti di corredo utili allo svolgimento della ricerca.
In tali casi, l’Archivio, ove possibile, fornisce un orientamento archivistico gratuito e indica le modalità per la consultazione diretta della documentazione.
4. Rimborso spese e modalità di pagamento
Il rimborso spese per il servizio di ricerca per corrispondenza è stabilito in € 50,00 per ogni ora di attività di ricerca.
Le frazioni di ora sono computate per intervalli di 30 minuti; il rimborso minimo è pertanto pari a € 25,00.
L’importo dovuto è determinato sulla base della stima dell’attività necessaria per lo svolgimento della ricerca e deve essere corrisposto anticipatamente mediante PagoPA, secondo le modalità comunicate dall’Archivio di Stato.
L’importo versato non è rimborsabile in caso di esito negativo della ricerca.
Sono previste specifiche ipotesi di esenzione dal rimborso spese, secondo quanto stabilito dall’art. 4 del Regolamento.
5. Modalità di presentazione delle richieste
Le richieste di ricerca per corrispondenza devono essere trasmesse esclusivamente ai seguenti indirizzi di posta elettronica istituzionale:
La richiesta deve contenere l’oggetto della ricerca e tutti gli elementi utili alla sua individuazione, quali, a titolo esemplificativo, nominativi, riferimenti cronologici e territoriali, dati catastali, estremi di procedimenti amministrativi, uffici produttori, tipologie documentarie ed eventuali ulteriori informazioni pertinenti.
Alla richiesta deve essere allegata la scansione di un documento di identità in corso di validità.
Le richieste pervenute attraverso canali diversi da quelli sopra indicati non saranno prese in considerazione.
6. Procedimento di accettazione e svolgimento della ricerca
L’Archivio procede alla valutazione dell’ammissibilità e della fattibilità della richiesta entro 4-7 giorni lavorativi dal ricevimento.
In caso di esito positivo, l’Archivio comunica al richiedente il numero di protocollo della richiesta, la stima delle ore di attività necessarie, l’importo del rimborso spese, le eventuali limitazioni o incertezze relative all’esito della ricerca e le modalità per effettuare il pagamento tramite PagoPA.
La ricerca viene avviata a seguito della ricezione della ricevuta di pagamento.
Il termine per l’evasione della ricerca è compreso tra 5 e 15 giorni lavorativi dal ricevimento della ricevuta di pagamento, secondo la complessità dell’attività richiesta.
In caso di mancata ammissibilità della richiesta, l’Archivio comunica al richiedente l’esito della valutazione e, ove possibile, fornisce un orientamento archivistico gratuito.
7. Esito della ricerca
L’esito della ricerca è comunicato al richiedente sulla base delle verifiche effettuate e degli elementi disponibili.
In caso di mancato reperimento della documentazione richiesta, l’Archivio rilascia una comunicazione attestante l’avvenuto svolgimento della ricerca e il relativo esito.
Il mancato reperimento non costituisce attestazione dell’inesistenza assoluta della documentazione, ma dà conto delle verifiche effettuate nell’ambito delle serie archivistiche e delle unità documentarie esaminate.
L’esito delle ricerche può essere condizionato dallo stato degli strumenti di corredo e dalla completezza dei versamenti documentari.
8. Riproduzione della documentazione
L’eventuale richiesta di riproduzione digitale dei documenti individuati è soggetta agli importi previsti dal tariffario vigente in materia di riproduzioni, ai quali si aggiungono i costi relativi alla ricerca effettuata.
Le riproduzioni sono trasmesse esclusivamente in formato digitale secondo le modalità indicate dall’Archivio.
Per le modalità e gli importi relativi alle riproduzioni si rinvia alla relativa sezione del sito istituzionale.
9. Fondi interessati dal servizio
Il servizio è attivo per i fondi dotati di strumenti di corredo che consentano di effettuare una ricerca ragionevolmente circoscritta.
Documenti di riferimento:
Circolare della Direzione Generale Archivi n. 26 del 7 agosto 2026
Determina n. 10/2026 – Adozione del Regolamento e attivazione del servizio
Regolamento del servizio di ricerche per corrispondenza dell’Archivio di Stato di Sondrio
Il servizio e le relative modalità operative sono disciplinati dagli atti sopra indicati.
Ultimo aggiornamento: 14/08/2026